Audit2: Audit of Inventories

Nature of Inventories
Nature of Inventories represent a significant asset of manufacturing companies and has a direct effect on the profit and loss account, any under- or overstatement of inventories resulting in an under- or overstatement of profit.

ISA 501

Tujuan auditor adalah untuk memperoleh bukti audit yang cukup dan tepat mengenai:
 * Eksistensi dan kondisi persediaan;
 * Kelengkapan informasi mengenai litigasi dan tuntutan hukum terhadap entitas;
 * Penyajian dan pengungkapan informasi segmen sesuai dengan kerangka pelaporan keuangan yang berlaku

Inherent Risk
Inherent Risk merupakan sebagai suatu ukuran yang dipergunakan oleh auditor dalam menilai adanya kemungkinan terdapat sejumlah salah saji yang material dalam suatu segmen sebelum auditor mempertimbangkan keefektifan dari pengendalian intern yang ada (Arens, 2011)

Sifat Persediaan
 * 1) Persediaan mudah diangkut, sehingga terdapat kemungkinan adanya pencurian terhadap persediaan
 * 2) Ada perbedaan yang signifikan dari biaya standar (standard cost) yang ditentukan oleh perusahaan dan actual cost dari bahan baku
 * 3) Perhitungan alokasi biaya overhead yang kompleks

Proses Produksi
 * 1) Tingkat produksi mungkin telah berubah secara signifikan, sehingga tingkat 'normal' baru harus ditetapkan dan tingkat persediaan optimal baru harus ditentukan
 * 2) Adanya cacat dalam lini produk dapat mengancam penjualan perusahaan atau barang yang cacat tersebut sampai ke tangan konsumen
 * 3) Proses produksinya kompleks sehingga alokasi biaya menjadi sulit
 * 4) Proses produksi perusahaan menghasilkan joint product, sehingga alokasi biaya sewenang-wenang

Proses Penjualan
 * 1) Permintaan untuk produk perusahaan dapat berubah secara signifikan, sehingga beberapa lini produk mungkin menjadi kurang laku
 * 2) Lingkungan persaingan menjadi lebih berisiko karena pesaing memperkenalkan produk baru atau produk yang sudah ada dengan harga yang lebih rendah sehingga ada keraguan tentang penjualan / lakunya persediaan perusahaan

Persediaan memiliki karakteristik yang membuatnya sulit untuk dikendalikan, sehingga penghitungan persediaan secara berkala akan sering diperlukan untuk menetapkan jumlah persediaan, kondisi dan kepemilikan, serta keakuratan catatan persediaan. Terlepas dari lingkungan kontrol yang memuaskan, jika risiko ingin diminimalkan, maka harus terdapat kontrol di area berikut:
 * Acquisitions of Inventory
 * Safeguarding Inventories
 * Valuation of Inventories
 * Disposals of Inventories whether by sale or otherwise
 * Determining existence, condition, and ownership at period-end dates

Types of Inventory Controls

 * Acquisitions of Inventory
 * Hak kepemilikan item persediaan harus diketahui → Perusahaan harus mengidentifikasi point of sales barangnya dengan jelas.
 * Perlu diterapkan kontrol tertentu untuk mengidentifikasi jenis barang ini dalam stok persediaan milik perusahaan.


 * Safeguarding Inventories
 * Pengamanan fisik atas persediaan → Perusahaan harus memiliki physical safeguard pada persediaan yang bergantung pada sifat persediaan itu sendiri.
 * Contoh :


 * 1) Tempat khusus/brankas dengan akses terbatas dan difasilitasi oleh kunci ganda untuk menjaga persediaan emas.
 * 2) Persediaan mentega dan produk daging disimpan di lemari berpendingin untuk mencegah kerusakan dan memudahkan identifikasi.


 * Valuation of Inventories
 * Kontrol yang dilakukan oleh manajemen adalah memastikan bahwa perhitungan biaya dan pencatatannya dapat diandalkan dan menghasilkan nilai persediaan yang konsisten.
 * Prinsip dasar yang digunakan adalah metode Lower Cost or Net Realizable Value (LCNRV).


 * Disposals of Inventories whether by sale/otherwise
 * Persediaan dapat dijual dengan sistem tidak melalui penjualan normal, seperti diskon spesial, penjualan yang sangat besar, dan penjualan skrap.
 * Kontrol yang harus ada dalam area ini adalah adanya bukti tertulis dan ditandatangani oleh pihak yang memberikan approval


 * Determining existence, condition, and ownership at period-end dates
 * Perusahaan diharapkan sudah memiliki prosedur yang mencukupi untuk perhitungan persediaan fisik dan rekonsiliasi dengan catatan persediaan jika ada, dan diikuti dengan investigasi apabila ada perbedaan yang signifikan antara barang fisik dengan catatan persediaan tersebut.

Substantive Approach
Suggested substantive approaches to prove figures are genuine, accurate, and complete


 * Genuine
 * Persediaan ada, dalam kondisi baik, dan dimiliki oleh perusahaan (existence and rights)
 * Biaya yang dicatat telah diatribusikan secara tepat ke biaya produksi (occurrence)


 * Complete
 * Semua persediaan telah dicatat dalam catatan akuntansi yang mendasarinya sesuai dengan angka untuk persediaan dalam laporan keuangan.
 * Seluruh biaya produksi telah diidentifikasi dan dicatat menggunakan pencatatan akuntansi yang sesuai


 * Accurate
 * Persediaan telah dihargai secara tepat untuk dibawa pada masa dan lokasi saat ini (valuation)
 * Persediaan dinilai antara yang lebih rendah dari biaya dan NRV (valuation)
 * Perpindahan persediaan telah dicatat dalam periode yang tepat (cut off)
 * Biaya produksi telah terhitung dengan benar (valuation)
 * Biaya produksi telah dialokasikan ke persediaan atau COGS sesuai dengan standar akuntansi (valuation)
 * Semua biaya produksi telah dialokasikan pada periode yang benar. (Cut-off)

Do inventories exist, are they in good condition and owned by the company?
Auditor juga harus waspada terhadap sifat persediaan yang sangat mudah untuk dimanipulasi, diantaranya :
 * Adanya penjualan palsu dimana tidak ada perpindahan persediaan dan penjualan yang dibatalkan
 * Memindahkan persediaan antar lokasi dengan pengelolaan waktu persediaan yang berbeda.
 * Manipulasi Cut-Off
 * Catatan tidak menunjukan keadaan sebenarnya
 * Over-optimistic estimations

Menghadiri Perhitungan Fisik Persediaan
ISA 501


 * Menghadiri perhitungan fisik persediaan mencakup :
 * Menginspeksi persediaan untuk memastikan eksistensinya dan mengevaluasi kondisinya serta menguji perhitungan fisik
 * Mengobservasi kepatuhan terhadap instruksi manajemen dan pelaksanaan prosedur untuk mencatat dan mengendalikan hasil perhitungan persediaan fisik
 * Memperoleh bukti audit tentang keandalan prosedur perhitungan yang dilaksanakan oleh manajemen.

Perform a test of control & substantive test
check one to the other to gain assurance as to the completeness and accuracy of the count records

Accept the inventory records, if

 * The system of control over the inventory is adequate
 * The inventory records are proven to be accurate and complete
 * Any significant differences between inventory records and quantities counted are investigated and corrected

Have all production costs and inventory values been properly determined?
IAS 2 (paragraph 9) and SSAP 9 (paragraph 26) keduanya mensyaratkan persediaan untuk dinilai berdasarkan biaya yang lebih rendah (lower cost) or net realizable value (NRV).

Cost
Aturan untuk perhitungan berdasarkan biaya:
 * Biaya dihitung untuk berbagai kategori persediaan dan bukan untuk persediaan secara keseluruhan.
 * Biaya termasuk biaya pembelian serta biaya konversi termasuk → direct cost, variable production overheads, fixed production overheads, dan other overheads.

Menentukan apakah direct material costs yang ditransfer ke dalam costing system asli, akurat, dan lengkap →

Auditor menguji rekonsiliasi catatan keuangan dan akuntansi biaya dan menguji berdasarkan sampel bahwa biaya yang dikaitkan dengan bahan baku tertentu dan komponen oleh costing department sudah akurat.

 Menentukan bahwa biaya produk yang dialokasikan untuk persediaan barang yang disimpan pada akhir tahun merupakan yang dicatat dalam costing records → 

Auditor menguji entri dalam inventory valuation record dengan mengacu pada nilai-nilai yang dicatat dalam cost records.

 Menentukan direct material costs sudah dialokasikan secara sesuai terhadap produk dalam proses produksi → 

Auditor akan menguji entri bahan baku dan komponen pada production dan assembly cost sheets terhadap daftar permintaan, kelengkapan batch cost sheets dengan melakukan pemeriksaan urutan nomor lembar, batch cost sheets terhadap tagihan bahan untuk rentang barang yang dipilih dan menanyakan alasan perbedaan yang signifikan, analisis variance oleh perusahaan yang mungkin menunjukkan jumlah bahan terbuang yang abnormal.

Net Realizable Value
Aturan dasar → Net realizable value adalah harga penjualan aktual atau perkiraan dikurangi semua biaya produksi lebih lanjut dan biaya yang belum dikeluarkan dalam pemasaran, penjualan, dan distribusi persediaan.

Langkah-langkah yang harus diambil auditor untuk menilai apakah net realizable value sesuai untuk digunakan :
 * Memastikan apakah perusahaan mempertahankan tingkat produksi untuk slow moving lines
 * Jika tingkat persediaan memang terlihat sangat tinggi, manajemen harus ditanya bagaimana mereka bermaksud untuk mengurangi persediaan
 * Menguji pergerakan dan harga dalam periode setelah tanggal neraca
 * Memeriksa penyertaan jalur inventaris dalam daftar harga saat ini
 * Meninjau risalah direksi untuk mendapatkan bukti tertulis dari keputusan direksi di area tersebut.